Aviso de privacidad

1. Quiénes somos

Ge Chanfon Services LLC es una empresa de preparación de documentos en Odessa, Texas. No somos un despacho de abogados. Para cualquier pregunta sobre este aviso escríbanos a info@gechanfonservices.com o llame al (432) 880-7835.

2. Qué información recibimos y guardamos

Por la página web:

• Formulario de solicitud de un servicio: nombre, apellidos, teléfono y/o correo electrónico, el servicio que pide, su idioma y sus respuestas a las preguntas de ese servicio (por ejemplo, la modalidad o el estado).
• Ventana «¿Necesita ayuda?»: nombre, teléfono, correo (opcional), su mensaje y la página desde la que escribe.
• La dirección IP desde la que se envía un formulario, para frenar envíos automáticos (spam).

En los formularios de la página no escriba números de Seguro Social, A-Number, pasaporte, fechas de nacimiento ni adjunte documentos.

Si nos contrata:

• Sus datos de contacto e identificación (por ejemplo, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social o ITIN, A-Number) y los de las personas incluidas en su trámite.
• La información de su trámite: cuestionarios, documentos que nos entrega, formularios que preparamos, números de recibo, fechas, notas de seguimiento y citas.
• Su contrato y sus pagos (monto, fecha y forma de pago; no guardamos números de tarjeta).
• Las comunicaciones con usted (correos y mensajes) y las autorizaciones que nos da, por ejemplo para contactarle o para consultar el estado de su caso en USCIS.
• Si nos autoriza a consultar su caso en USCIS: el número de recibo y los estados que informa USCIS.

Cuentas en línea. Si para su trámite usted nos da el usuario y la contraseña de una cuenta en línea (por ejemplo, USCIS, IRS u otra cuenta del gobierno), los guardamos para usarlos solo en su trámite. La contraseña se guarda cifrada, solo la administradora puede verla y cada vez que se consulta queda registrado. Le recomendamos cambiar su contraseña cuando termine su trámite y avisarnos si la cambia. Puede pedirnos en cualquier momento que borremos una contraseña guardada.

3. Para qué la usamos

• Para contestar su solicitud y enviarle la información, el contrato y el cuestionario del servicio que pidió.
• Para preparar sus documentos, darle seguimiento a su caso, llevar nuestros registros y contabilidad y cumplir nuestras obligaciones legales y fiscales.

No vendemos su información.

4. Comunicaciones que le enviamos

Comunicaciones de servicio. Son las que necesitamos para atender su solicitud o su trámite: respuestas, contrato, cuestionario, pedidos de documentos, citas y recordatorios, y avisos de fechas o cambios en su caso. Se las enviamos por correo, teléfono o WhatsApp porque usted nos pidió el servicio y, en los formularios de la página, aceptó que le contactemos sobre su solicitud.

Comunicaciones publicitarias. Son avisos de temporada o de nuestros servicios (por ejemplo, el inicio de la temporada de impuestos). Las enviamos a clientes y a personas que nos pidieron información. Cada correo explica cómo darse de baja: responda BAJA (o STOP en inglés), o díganos por teléfono o WhatsApp que no quiere recibirlas. Registramos su baja en nuestro sistema y dejamos de enviárselas por ese medio. Darse de baja no afecta las comunicaciones de servicio de un trámite en curso.

5. Dónde se guarda

• Nuestro sistema (página web y base de datos) está alojado en MonsterASP.NET, en servidores de Estados Unidos. Los documentos se guardan en una carpeta privada de ese servidor que no se puede abrir desde internet.
• Los correos que nos envía y los que le enviamos quedan en nuestra cuenta de correo de Google Workspace.
• Los mensajes de WhatsApp quedan en el teléfono de la oficina y en WhatsApp (Meta).
• Si paga con tarjeta, sus datos de pago los recibe y guarda Stripe en su propia página; nosotros no vemos el número de su tarjeta.

6. Cookies

• Nuestras cookies: una que recuerda el idioma que eligió (español o inglés) y una de seguridad que protege los formularios contra envíos falsos. Nuestro personal usa además cookies de inicio de sesión en el panel. No usamos cookies de publicidad ni de estadísticas.
• Mapa de Google: en las páginas donde mostramos el mapa de la oficina, el mapa lo carga Google Maps, y Google puede usar sus propias cookies según su política de privacidad.
• Si abre WhatsApp, la página de pago de Stripe o nuestras reseñas en Google, sale de nuestra página y se aplican las políticas de esas empresas.

7. Con quién se comparte

• Los proveedores que hacen funcionar el servicio: MonsterASP.NET (alojamiento), Google Workspace (correo), Stripe (pagos con tarjeta) y WhatsApp (mensajes). Para el mapa y las reseñas usamos Google Maps; no le enviamos a Google los datos de nuestros formularios.
• Las agencias del gobierno (por ejemplo, USCIS, el Departamento de Estado o el IRS): solo lo que usted nos autoriza a preparar o presentar para su trámite. La consulta del estado de su caso en USCIS se hace solo con su autorización expresa.
• Cuando la ley nos obligue a entregarla.

8. Quién tiene acceso

• Solo nuestro personal, con su propio usuario. La administradora ve toda la información; cada empleado ve solo los expedientes que se le asignan.
• El sistema registra quién consulta, descarga o cambia la información.
• Los proveedores mencionados guardan la información en sus servidores según sus propias políticas.

9. Cómo la protegemos

• La página y el sistema usan conexión segura (HTTPS).
• En nuestra base de datos se guardan cifrados el número de Seguro Social o ITIN, el A-Number y la fecha de nacimiento de los clientes, y las contraseñas de cuentas en línea que nos dan.
• Los documentos que recibimos o generamos se guardan cifrados en la carpeta privada del servidor.
• La demás información (por ejemplo, nombre, dirección, teléfono, correo y los datos del expediente) no se guarda cifrada campo por campo; la protegen el acceso restringido y los controles que se describen en esta sección y en la anterior.
• Para entrar al sistema, nuestro personal usa su propio usuario, contraseña y verificación en dos pasos.

10. Copias de respaldo

Según las condiciones de nuestro plan, nuestro proveedor de alojamiento hace copias de respaldo automáticas y diarias, que conserva 14 días y luego reemplaza. En esas copias, la información cifrada sigue cifrada.

11. Cuánto tiempo la conservamos

Conservamos la información mientras la necesitemos para el negocio o la ley nos obligue a guardarla, según estos criterios:

• Necesidad del negocio: muchos trámites duran años, y los clientes vuelven a pedirnos copias de sus documentos o nuevos servicios. Por eso conservamos la información de clientes y de personas que nos pidieron información mientras nos siga siendo útil para atenderles.
• Obligaciones legales: conservamos por lo menos el tiempo que exige la ley la documentación de impuestos (por ejemplo, los preparadores deben conservar una copia o lista de las declaraciones por lo menos 3 años después del cierre del período, según 26 U.S.C. §6107(b)), los pagos y la contabilidad, y las autorizaciones que nos dio.
• Revisión periódica: revisamos periódicamente la información que conservamos. No borramos expedientes de forma automática; cualquier eliminación se decide caso por caso.

12. Cómo pedir acceso, corrección o eliminación

1. Escríbanos a info@gechanfonservices.com o llame al (432) 880-7835 y díganos qué necesita: ver qué información tenemos de usted, corregirla, eliminarla o que dejemos de contactarle.
2. Para proteger su información, confirmamos que es usted por el teléfono o el correo que ya tenemos registrados. Si no podemos confirmarlo, le pediremos otra forma de verificación.
3. Acceso: le decimos qué información tenemos y, si lo pide, le damos una copia de los documentos de su caso.
4. Corrección: corregimos en nuestro sistema la información que esté mal.
5. Eliminación: revisamos su solicitud caso por caso y le explicamos qué información debemos o necesitamos conservar (por ejemplo, por obligaciones legales o fiscales, o para poder darle copias de su expediente en el futuro) y por qué.
6. Dejar de contactarle: dejamos de enviarle avisos y mensajes que no sean necesarios para un trámite que tengamos en curso con usted.
7. Le confirmamos por escrito lo que hicimos.

13. Cambios a este aviso

Si cambiamos este aviso, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha.